Kada poslati pozivnicu za poslovni event: rokovi po vrsti eventa
Leon Bogičević · · 5 min čitanja
Za većinu poslovnih evenata pozivnicu treba poslati tri do šest tjedana unaprijed: domjenak i otvorenje bliže tri tjedna, konferenciju i gala večer šest do osam tjedana prije. Rok za prijavu stavite sedam do deset dana prije eventa, a podsjetnik pošaljite nekoliko dana prije isteka roka, samo onima koji se nisu javili.
| Vrsta eventa | Pozivnica | Rok za prijavu | Podsjetnik |
|---|---|---|---|
| Božićni domjenak | 3 do 4 tjedna prije, za kraj prosinca i ranije | 7 do 10 dana prije | 3 dana prije roka |
| Konferencija | 6 do 8 tjedana prije, najava datuma 3 do 6 mjeseci prije | 2 tjedna prije | Tjedan prije roka |
| Seminar, edukacija | 4 do 6 tjedana prije | 7 dana prije | 3 dana prije roka |
| Otvorenje, predstavljanje | 2 do 3 tjedna prije | 5 do 7 dana prije | 2 dana prije roka |
| Team building | 3 do 4 tjedna prije, s noćenjem 6 do 8 | 10 do 14 dana prije | Tjedan prije roka |
| Gala večer, dodjela nagrada | 6 do 8 tjedana prije | 2 do 3 tjedna prije | Tjedan prije roka |
| Poziv na štand na sajmu | 2 do 3 tjedna prije sajma | Nije nužan | 3 do 5 dana prije sajma |
Zašto ne prerano i ne prekasno
Pozivnica poslana tri mjeseca prije domjenka završi zaboravljena ispod stotinu drugih mailova. Poslana deset dana prije, stigne kad ljudi već imaju plan za tu večer. Mjera je jednostavna: dovoljno rano da gost stigne posložiti obveze, dovoljno kasno da ga poziv još zanima.
Najava datuma za velike evente
Za konferenciju, kongres ili event na koji ljudi putuju isplati se najava datuma (save the date) tri do šest mjeseci unaprijed, bez prijave: samo naziv, datum, grad i rečenica da pozivnica stiže. Sudionici trebaju odobrenje za put ili kotizaciju, a to u firmama traje.
Rok za prijavu: računajte unatrag od cateringa
Rok se ne bira napamet. Pitajte restoran ili catering do kada trebaju konačan broj i od tog datuma oduzmite još tri do pet dana za podsjetnik i one koji se jave zadnji dan. Kod evenata s prijevozom, smještajem ili rasporedom stolova rok je ranije, jer svaka promjena povlači druge.
Podsjetnik: jedan, i samo onima koji šute
Jedan podsjetnik nekoliko dana prije isteka roka obično je dovoljan. Šaljite ga samo onima koji se nisu javili: tko se prijavio prvi dan, ne treba drugi mail o istom. Prijavljenima dan ili dva prije eventa pošaljite kratku poruku s programom, kartom i satom početka.
Prosinac je poseban
U prosincu se domjenci, školske priredbe i obiteljski planovi preklapaju, a dobri termini u restoranima popune se već u listopadu. Za domjenak u drugoj polovici prosinca pozivnicu pošaljite početkom studenoga, a termin rezervirajte i ranije.
Česta pitanja
Koliko ranije poslati pozivnicu za božićni domjenak?
Tri do četiri tjedna prije, a za domjenke u drugoj polovici prosinca i ranije, početkom studenoga, jer se prosinački kalendari popunjavaju već krajem studenoga.
Kada poslati pozivnicu za konferenciju?
Šest do osam tjedana prije, a datum najaviti tri do šest mjeseci unaprijed ako sudionici putuju ili trebaju odobrenje za kotizaciju.
Koliko dana prije eventa treba biti rok za potvrdu dolaska?
Sedam do deset dana prije za većinu evenata, a dva do tri tjedna prije za gala večeri i evente s prijevozom ili smještajem.
Kada poslati podsjetnik za event?
Nekoliko dana prije isteka roka za prijavu, samo onima koji se nisu javili. Prijavljenima dan ili dva prije eventa pošaljite kratku poruku s programom, kartom i satom početka.