Kako organizirati prijave na event: 5 načina, od maila do QR ulaznica
Leon Bogičević · · 7 min čitanja
Za event do pedesetak ljudi koje osobno poznajete dovoljni su mail i tablica. Čim gosti dolaze iz više tvrtki ili vam trebaju prehrana, podsjetnici i evidencija na ulazu, isplati se alat u kojem se gost prijavi sam, a popis se slaže bez prepisivanja. Ovo je pet načina koje tvrtke i udruge u Hrvatskoj najčešće koriste, s onim što svaki stvarno zna.
Prije odabira: četiri pitanja
- Koliko ljudi pozivate i znate li im unaprijed imena i e-mailove?
- Trebate li od njih išta osim „dolazim“ ili „ne dolazim“ (tvrtka, pratnja, prehrana)?
- Naplaćujete li kotizaciju ili ulaznicu?
- Trebate li na ulazu znati tko je stvarno došao?
1. Odgovor na mail i tablica
Poziv ide mailom, ljudi odgovaraju, a netko odgovore upisuje u tablicu. Ne košta ništa i svi to znaju koristiti. Problem je što tablica živi samo dok je netko ažurira: odgovori stižu u više threadova, dio ljudi odgovori usmeno na hodniku, a podsjetnik se šalje svima jer se ne zna točno tko je odgovorio.
Za koga: interni event do tridesetak ljudi, bez prehrane i bez gostiju izvana.
2. Google Forms ili Microsoft Forms
Besplatni obrasci u kojima složite pitanja, pošaljete link i odgovori stižu u tablicu. Microsoft Forms je praktičan u firmama koje već rade na Microsoftu 365, a Google Forms je najbrži za postaviti. Za jednostavnu prijavu sasvim su dovoljni.
Gdje zapnu: obrazac ne zna koga ste pozvali, pa ne može poslati podsjetnik samo onima koji se nisu javili; to radite ručno, uspoređujući dvije tablice. Obrazac nije pozivnica, pa datum, kartu i program morate napisati u mail. Nema ulaznice ni provjere na ulazu, a izgled je ograničen na boju i sliku zaglavlja.
3. Platforma za prodaju ulaznica
Ako naplaćujete kotizaciju ili ulaznicu, to je pravi alat: naplata karticom, ulaznica mailom, aplikacija za skeniranje na ulazu. Većina takvih platformi naplaćuje proviziju po prodanoj ulaznici, a besplatni eventi su kod mnogih besplatni ili jeftini.
Gdje zapnu: stranica eventa nosi brend platforme, a ne vaš; gost ponekad mora otvoriti račun ili proći kroz „narudžbu“ i za besplatan event; za interni domjenak ili otvorenje to je više alata nego što treba.
4. Obrazac na vlastitoj web stranici
Dodatak za WordPress ili obrazac koji složi vaš developer. Sve je na vašoj domeni i u vašem dizajnu. Isplati se ako evente radite redovito i imate nekoga tko će obrazac održavati, slati potvrde mailom i brinuti o podacima sudionika po GDPR-u. Za jedan event godišnje to je puno posla za malo koristi.
5. Digitalna pozivnica s ugrađenom prijavom
Pozivnica i prijava su na istom linku: gost vidi datum, kartu, program i gumb za kalendar, i odmah se prijavi. Popis se slaže sam, a organizator vidi tko je potvrdio, tko je odbio i tko šuti. To je ono što radimo mi, pa uz ono što zna stoje i naše mane.
- Što zna: pozivnica s logom i bojama tvrtke, prijava s tvrtkom, pratnjom i prehranom, uvoz popisa iz Excela, osobni pozivi mailom s pregledom tko je otvorio, podsjetnik samo neodgovorenima, QR ulaznice i check-in mobitelom, izvoz u Excel.
- Što košta: 99 € + PDV po eventu, za do 150 prijavljenih osoba; veći skupovi po ponudi.
- Što ne zna: ne naplaćuje ulaznice ni kotizacije, ne tiska bedževe i ne vodi agendu po dvoranama i sesijama.
- Kako ide: nije samoposluga, nego usluga. Pozivnicu slažemo mi, po vašem brendu, obično u nekoliko radnih dana.
Usporedba u jednoj tablici
| Način | Cijena | Podsjetnik samo neodgovorenima | Ulaz s QR kodom | Naplata ulaznica |
|---|---|---|---|---|
| Mail i tablica | 0 € | Ručno | Ne | Ne |
| Google ili Microsoft Forms | 0 € | Ne, ručna usporedba | Ne | Ne |
| Platforma za ulaznice | Provizija po ulaznici | Ovisi o platformi | Da, aplikacijom | Da |
| Obrazac na vlastitom webu | Izrada i održavanje | Ovisi o izradi | Ovisi o izradi | Ovisi o izradi |
| Digitalna pozivnica s prijavom | 99 € + PDV po eventu | Da | Da, mobitelom | Ne |
Kako postaviti prijave u šest koraka
- Složite popis pozvanih u jednu tablicu: ime, tvrtka, e-mail.
- Odredite rok za prijavu, obično sedam do deset dana prije eventa, jer catering traži broj unaprijed.
- Odlučite što pitate: dolazak, pratnju i prehranu. Svako dodatno pitanje smanjuje broj ljudi koji formu dovrše.
- Pošaljite poziv s jednim linkom za prijavu, a ne s uputom da odgovore na mail.
- Nekoliko dana prije roka pošaljite podsjetnik samo onima koji se nisu javili.
- Dan prije eventa izvezite popis za catering i za ulaz.
Koliko ljudi stvarno dođe
Na besplatnim eventima dio prijavljenih uvijek ne dođe. Koliko, ovisi o publici, pa je najbolja mjera vaš prošli event: ako ste na ulazu bilježili dolaske, usporedite broj prijava s brojem ljudi koji su ušli. Kad tog podatka nema, pomaže kratka poruka prijavljenima dan ili dva prije, s programom, kartom i satom početka, jer netko tko se prijavio prije mjesec dana lako zaboravi.
Česta pitanja
Koji je najjednostavniji način prikupljanja prijava za event?
Za mali interni event: mail s rokom i tablica u koju upisujete odgovore. Za event s više od pedesetak gostiju ili gostima iz više tvrtki: alat u kojem se gost sam prijavi preko linka, pa se popis slaže bez prepisivanja.
Je li Google Forms dovoljan za prijave na event?
Za jednostavnu prijavu jest: besplatan je i odgovori stižu u tablicu. Ne zna tko je pozvan, pa ne može poslati podsjetnik samo onima koji se nisu javili, nema ulaznicu ni provjeru na ulazu, a obrazac nije pozivnica s kartom i kalendarom.
Koliko dana prije eventa staviti rok za prijavu?
Sedam do deset dana prije eventa za većinu evenata, a dva do tri tjedna prije za gala večeri i evente s prijevozom ili smještajem. Restoran obično traži konačan broj nekoliko dana unaprijed, a treba vam i vremena za podsjetnik.
Smijemo li u prijavi pitati za alergije i prehranu?
Smijete, kao dobrovoljno polje i samo za pripremu hrane. Podatak o alergiji je podatak o zdravlju, pa ga ne čuvajte dulje nego što treba i obrišite ga nakon eventa.