QR check-in na eventu: kako radi i što vam treba na ulazu

QR check-in znači da svaki prijavljeni gost dobije ulaznicu s vlastitim QR kodom, a osoba na ulazu ga skenira mobitelom i odmah vidi je li gost na popisu. Ne trebaju vam čitač, printer ni posebna aplikacija: dovoljni su mobiteli s kamerom i internetom. Nakon eventa imate popis ljudi koji su stvarno ušli, a ne samo onih koji su se prijavili.

Kako to izgleda, korak po korak

1. Gost potvrdi dolazak na pozivnici i odmah vidi svoju ulaznicu s QR kodom. Ako je upisao e-mail, ulaznica mu stigne i mailom.
2. Organizator uključi check-in i link za skeniranje pošalje ekipi na ulazu, npr. WhatsAppom.
3. Na ulazu se link otvori u pregledniku mobitela i kamera usmjeri na gostov QR. Skener pokaže ime, tvrtku i pratnju.
4. Ako je ista ulaznica već skenirana, skener javi da je gost već ušao i u koliko sati.
5. Gost bez QR koda nađe se pretragom po imenu i pusti jednim dodirom.
6. Organizator u svakom trenutku vidi koliko je ljudi stiglo.

Što vam treba na ulazu

• Mobitel s kamerom za svaku osobu na ulazu. Ako većina gostiju stiže u istih pola sata, za stotinjak ljudi računajte na barem dvije osobe na vratima.
• Mobilni internet ili Wi-Fi na samom ulazu: skener provjerava popis preko mreže.
• Punu bateriju ili powerbank, jer kamera i ekran brzo troše.
• Popis gostiju i na papiru, za slučaj da mreža zakaže.

Gosti bez QR koda

Uvijek ih ima: netko je obrisao mail, nekome se mobitel ugasio. Zato skener ima pretragu po imenu. Gost koji je bio na popisu pozvanih, a nije potvrdio dolazak, može se ipak pustiti unutra jednim gumbom, i tada se upiše kao da je potvrdio, pa vam se brojke na kraju poklapaju.

Što dobivate nakon eventa

Popis prijavljenih s oznakom tko je ušao izvezete u tablicu. Iz njega šaljete zahvale onima koji su došli, materijale onima koji nisu, a za idući event imate najvažniju brojku: koliki dio prijavljenih stvarno dođe kod vaše publike.

Kada QR check-in nije potreban

• Mali interni event na kojem se svi poznaju: dovoljna je prijava.
• Otvoreni javni event bez prijave: nema popisa s kojim bi se ulaznica uspoređivala.
• Event na kojem trebate tiskane bedževe s imenima: QR ih ne zamjenjuje. Bedževe ne tiskamo, ali popis prijavljenih možete izvesti i poslati tiskari.

Česta pitanja